Cestovní náhrady

Je možné, aby mohl zaměstnanec vykázat pracovní cestu osobním autem vlastněným jiným zaměstnancem organizace, případně zda-li toto lze i u členů volených orgánů (správní rady), pokud to jde, tak jak vykazovat?

První část je jednoduchá s těmito předpoklady:
- předpokládám, že auto zaměstnance organizace není majetkem organizace
- předpokládám, že jde například o situaci, kdy si jeden zaměstnanec půjčil auto od druhého zaměstnance a vykonal s ním služební cestu, na kterou byl řádně vyslán.

Pokud se jedná o proplácení cestovních náhrad podle současné úpravy (tj. zákoníku práce; dříve speciálního zákona o cestovních náhradách), není rozhodující, kdo je vlastníkem nebo provozovatelem vozidla. Cestovné se určí v souladu s algoritmem výpočtu náhrady - tj. podle ceny PHM a průměrné spotřeby z velkého technického průkazu, resp. výše amortizace dle příslušné vyhlášky. K výpočtu se využije běžný cestovní příkaz. Kopie velkého TP se zakládá v účetnictví.

U nezaměstnanců organizace je situace poměrně odlišná. Existuje několik rozdílných názorů (jeden z nich prezentuje např. autorka publikací pro neziskovky Růžičková). Tvrdí, že nezaměstnanec - funkcionář nebo někdy také činovník organizace je ke své organizaci v tzv. obdobném poměru jako zaměstnanec ke svému zaměstnavateli (jen s rozdílem, že za to nebere plat či mzdu). Potom doporučuje postupovat přesně v souladu s ustanoveními zákoníku práce.

Já zastávám jiný názor a ten vychází z teze, že činovnický poměr není možné považovat za obdobný poměr jako zaměstnanecký. Z toho důvodu je nutné, aby každá organizace, která proplácí cestovní náhrady svým funkcionářům a činovníkům a taky členům, měla speciální předpis, který bude stanovovat procesní postup, druhy a výše náhrad. Ty mohou činit nejvýše to, co připouští zákoník práce (např. max. výše amortizace je 3,80 Kč/km apod.).

Pozor na to, že při používání osobního auta, je třeba dokládat cenu PHM. Ta se dokládá buď skutečná v období pracovní cesty a nebo se využije cena stanovená příslušnou vyhláškou. To u nezaměstnanců použít nejde. Maximálně podpůrně v situaci, kdy cena opravdu nebude známa.

Pozor taky na danovou otázku náhrad (nezaměstnaneckých!). Ty mohou být považovány za daňový příjem a vyžadovaly by speciální zdanění podle § 10 zákona o daních z příjmů. Z toho důvodu je třeba, aby vznikl právní nárok na náhradu nákladů spojených s členským poměrem, tj. s každým, komu bude proplacena byť jediná koruna cestovních náhrad, je třeba uzavřít nepojmenovanou dohodu dle § 51 občanského zákoníku (nejčastěji Smlouvu o proplácení cestovních náhrad).

Tím je celá situace popsána a pak je tedy možné konstatovat, že funkcionář, který ke služební cestě použil vozidlo jiného kolegy, spočítá náhrady v souladu s vnitřní směrnicí organizace, vykáže ji na běžném cestovním příkaze. Přiloží dále kopii velkého TP, doklad o ceně PHM, smlouvu o proplácení cestovních náhrad. A může dostat vyplacenou náhradu.

autor: Ing. Jan Stejskal, PhD., 10. 12.2007